Ablauf einer Zusammenarbeit mit BOY & MAN (erster Monat) - BOY&MAN

Christian Iff

17.07.2020

Lesezeit: 8 Minuten

Ablauf einer Zusammenarbeit mit BOY & MAN (erster Monat)

Um potenziellen Partnern ein besseres Gefühl zu geben wie eine Zusammenarbeit mit BOY & MAN abläuft, insbesondere Monat 1, habe ich mir gedacht, es macht Sinn das ganze einmal festzuhalten.

Inhaltsverzeichnis

Erste Woche
1. Begrüßungs-Email
2. Ich rufe dich an
3. Internes Kick Off Meeting
4. Technisches Setup
5. Einrichtung Tools
6. Wir erklären wie wir arbeiten

Zweite und dritte Woche
1. Workshop Termin
2. Strategie Ausarbeitung
3. Erstellung von Buyer Personas

Vierte Woche
1. Abnahme der Strategie
2. Ideenfindung und Produktion

Zusätzliches
1. Wöchentliches Meeting

Erste Woche

1. Begrüßungs-Email

Nach der Unterschrift des Angebots verschickt einer unserer Sales Manager eine Begrüßungs-Email. Diese sieht in der Regel so aus:

Email von Sales Manager an Neukunden

Folgendes wollen wir mit der Email bezwecken:

a) Wir verschicken ein Form in denen wir Fragen stellen die für die Zusammenarbeit wichtig sind.

Auszug des Google Forms

b) Wir wollen um die Schlagzahl hoch zu halten direkt zeigen dass wir einen Kickoff bzw. Workshop Termin brauchen.

c) Wir sagen dir, wie wir miteinander kommunizieren werden. In der Regel hast kurz nach dieser Email bereits eine Einladung zu Slack erhalten und dein Monday Board sowieso schon (hierzu später mehr).

d) Wir sagen dir wer auf unserer Seite für was zuständig ist.

e) Wir wollen einfach ein bisschen mehr von dir erfahren wie du tickst.

2. Ich rufe dich an

Da ich nicht in jedem Abschluss involviert bin, bzw. es sogar eher eine Seltenheit ist, telefoniere ich mit jedem Neukunden nach Angebotsunterschrift 15-20 Minuten.

Warum?
Es gibt keinen tieferen Business Sinn sondern einfach die Art und Weise wie ich mir erhoffe eine Verbindung zueinander zu finden. Angenommen irgendetwas läuft nach 6 Monaten Zusammenarbeit nicht glatt und wir müssen miteinander telefonieren, haben aber vorher noch nie ein Wort miteinander gesprochen. Das wäre seltsam.

Fun Fact: Dies ist ein Learning von mir. Denn früher war es so, dass ich selten etwas von einem Kunden gehört habe. Sondern nur ab und zu wenn es um Budgets ging und co.! Und das war immer komisch. Man kannte sich nicht aber wir haben dann über große Budgets verhandelt obwohl unsere Firmen bereits 1 Jahr miteinander gearbeitet haben. Komisch.

3. Internes Kick Off Meeting

Zu aller erst machen wir nach dem Anruf ein internes Meeting, indem Sales und das Team zusammenkommen und kurz über den Ablauf sprechen und wie wir zusammengefunden haben. In der Regel ist dies erst mal dazu da dem Team zu erklären:

Was sind die Rahmenbedingungen?
Was erhofft sich der Kunde?
Was muss erreicht werden damit alle zufrieden sind?

4. Überprüfung des technischem Setups

Egal ob Social Ads, Influencer oder SEO. Die erste Maßnahme die wir konkret in die Hand nehmen ist sicherzustellen, dass das Tracking richtig eingebaut ist und läuft. Nichts ist nervender als falsche Daten zu haben.

Dies geschieht übrigens simultan bereits direkt nach verschicken der Willkommens Email.

5. Einrichtung des Projekt Management- und Kommunikations Tool

Projekt Management Tool

Als Projektmanagement Tool benutzen wir Monday.com! Und glaub mir, wir hatten echt schon alles durch: Flow, Trello, Asana… Final verwenden wir jetzt seit einiger Zeit Monday.com und sind ziemlich zufrieden damit!

Was bedeutet das für den Kunden?

Jeder Kunde hat bei uns ein eigenes Kundenboard welches er/sie zu jeder Zeit aufrufen kann und sieht an was wir aktuell arbeiten, welche Aufgabe wo hängt und co.!

Hier ein Beispiel Board:

Das Board ist auch hier zu erreichen und anzusehen:
https://view.monday.com/651082817-8879a19dee55d3e9948cc32c9b63e7b5

Kommunikation

E-Mail funktioniert irgendwie nicht richtig wenn man Remote zusammenarbeitet. Skype ist zu unübersichtlich weil man nicht zwischen Chat und Kunden unterscheiden kann sondern dann für jeden Kunden eine eigene Unterhaltung anlegen muss. Ughs….

Wir haben uns bereits seit 2015 für Slack entschieden um intern zu kommunizieren und kurze Zeit darauf haben wir das selbe für Kunden gemacht. Der große Vorteil ist dass wir so das Gefühl haben deutlich näher am Kunden dran zu sein und auch der Kunde das Gefühl hat, näher an uns zu sein!

BOY & MAN Slack

So können wir auch unterscheiden zwischen technischen Aufgaben, Kreativ Projekten und und und. Das gemeinsam an einem Ort und man muss sich auch keine Sorgen machen ob man einen Kollegen in CC vergessen hat.

6. Wir erklären wie wir arbeiten

Zusätzlich zur Einführung wie wir gemeinsam die Tools nutzen wollen, ist es wichtig zu verstehen wie wir arbeiten.

Nach welcher Philosophie arbeitet BOY & MAN?

Sowie bei Projekt Management Tools kann ich sagen das wir schon so ziemlich alles ausprobiert haben was es gibt.

Waterfall, Scrum, Kanban, Scrumban – 1 Wochen Sprints, 2 Wochen, 3 Wochen etc.

Am Ende ist es so, dass ein ein einwöchiger Sprint für uns am besten klappt in dem wir die Aufgaben nach Wichtigkeit gemeinsam nach kleinen Teams einplanen und sich die verantwortlichen Mitarbeiter die Aufgaben in der Woche dann selbst immer holen und bearbeiten.

Ansonsten passiert das, was ich schon oft erlebt habe – dass Teams nicht wissen was sie zu tun haben und jeder irgendwas tut ODER (was genau so schlecht ist) Teams von ihrem Chef gesagt bekommen was sie zu tun haben und das ganze dann einfach umsetzen.

Prinzip von hoher Autonomie und Aligment in Teams

Eine alte Matrix von mir bzgl. internen Projektabläufen (Sorry für meine Sauklaue!)

Für mich sind in einem Team zwei Kernpunkte entscheidend:

  1. Besitzen die einzelnen Leute aus dem Team Autonomie Dinge selbstständig und schnell zu entscheiden?
  2. Ist die Richtung (Aligment) in die es geht und die Anforderung für alle klar?

Erklärung der Matrix

a) Aligment niedrig + Autonomie niedrig (Box links unten)

Das ❌ in der Box steht dafür, wo ich die meisten Teams sehe.
Gerade im Mittelstand ist es oft so, dass gefühlt ohne den Chef nichts vorangeht oder entschieden werden kann. Zusätzlich erlebe ich selten, dass Rollen und Entscheidungsräume gut aufgeteilt sind.

In diesem Sinne: Diese Box zeigt sehr gut die normale Situation in Deutschland beispielsweise während eines Relaunches.

b) Aligment niedrig + Autonomie hoch (Box rechts unten)

Diesen Status habe ich oft in Startups gesehen und ist für mich der gefährlichste von allen. Wenn die Autonomie im Team hoch ist, so dass Dinge von einzelnen entschieden werden können, das Ziel aber nicht klar definiert wurde… Hallelujah.

Dies ist quasi das Mekka einer Geldverbrennungsmaschine par excellence!

Denn am Ende des Tages gehen Leute mit einem guten Gefühl nach Hause und der Chef denkt sich nur “Ich hoffe jemand hat an Problem XY gearbeitet” (in der Matrix mit “I hope someone is working on that lead problem” beschrieben).

c) Aligment hoch + Autonomie niedrig (Box links oben)

Gerade in schwierigen Zeiten ist dies wahrscheinlich eine gute Option. Jeder weiß was zu tun ist und kennt ihre/seine Rolle und los gehts! Problem hierbei ist, dass die Ideen quasi immer von Oben nach Unten kommen. In diesem Sinne bekommt man auch immer nur den Output von einer Person und Mitarbeiter sind wie Minions und führen nur aus.

Wirklich talentierte Menschen wollen aber eigene Challenges, eigene Ideen umsetzen können. Und nicht nur das tun was man ihnen vorsetzt.

d) Aligment hoch + Autonomie hoch (Box rechts oben)

Der Weg den BOY & MAN versucht zu gehen. Sowohl intern als auch extern mit unseren Partnern. Ich bin ganz ehrlich, auch das funktioniert nicht immer zu 100%. Aber allein sich dessen klar zu sein, wie man es eigentlich angehen will, hilft uns immer extrem!

Als kleines Beispiel: Angenommen die grundsätzlichen Punkte wie Look, Buyer Personas und co. sind geklärt, wir arbeiten seit einer Weile zusammen, und bekommen von unserem Kunden folgende Aussage:

“Wir bekommen zu wenige User die ein zweites mal bestellen.”

Dann wollen talentierte Menschen nicht hören “wir brauchen neue Top Funnel Ads”!

Talentierte Leute wollen hören:

“Wir brauchen hierfür eine Lösung. Findet eine!”

Und im besten Fall arbeiten hier mehrere Menschen von verschiedenen Perspektiven dran und kollaborieren und harmonieren so besser miteinander.

Zweite und dritte Woche

1. Workshop Termin

Nach dem du das Google Form ausgefüllt hast machen wir einen Workshop Termin aus. Dieser Workshop Termin findet meist in der zweiten Woche nach Vertragsunterzeichnung statt.

Wieso braucht ihr einen Workshop Termin? Arbeitet!

Gute Frage! Aber wir haben Folgendes herausgefunden:
Starten wir direkt mit strategischen Gedanken ohne uns von unserem Kunden in einem persönlichen Meeting oder Video Call aufklären, bilden und ja, auch inspirieren zu lassen, brauchen wir deutlich länger die Zielgruppe zu verstehen und gute Arbeit zu leisten.

Warum?

Relativ einfach. Wenn wir eure Kunden nicht verstehen, weil wir euch und eure Marke nicht zu 100 % verstehen, wie sollen wir dann gute Arbeit leisten? Und nicht nur das! Unser Team sieht dich/euch und wir haben das Gefühl gemeinsam an etwas zu arbeiten. Ich weiß, viele wollen einfach nur Zahlen geliefert bekommen, aber wir leben in einer so komplexen Welt, dass dies einfach nicht mehr funktioniert.

Wenn unser Kunde am Ende nur ein Text ist, den 80 % des Teams nie gesehen oder gehört hat, geht man dann die Extrameile die heutzutage so oft den Unterschied ausmacht? Wohl kaum.

Das mag dir nicht gefallen, mir auch nicht, aber so ist es nun mal! Und das ist bei deinen internen Mitarbeitern auch nicht anders – versprochen. Wenn du es nicht wusstest, hab ich es dir jetzt verraten.

Was wir von einem Workshop Termin erwarten:

  1. Dich/Euch besser und persönlich kennenzulernen
  2. Die Marke und die Produkte besser zu verstehen

Was wir NICHT in einem Workshop Termin besprechen wollen:

  1. Budgets
  2. Kleinigkeiten wie : wer was wie erledigt. Dieses sollte und muss schon vorher klar sein
  3. Strategische Ausrichtungen

2. Strategie Ausarbeitung (bis in Woche 4)

Nach dem Workshop Termin und dem Kennenlernen wissen wir deutlich mehr über dich/euch und die Marke. Mit diesen Informationen ist es uns möglich an einer Strategie zu arbeiten, die wir für sinnvoll halten. Obwohl wir hier sehr nach dem Lean Marketing Prinzip arbeiten, sehen wir es, als essenziell an, uns wirklich Gedanken machen zu können.

Wir haben schon zu viele Brands erlebt, die einfach direkt von Anfang an los sprinten und denen dann dermaßen schnell die Luft ausgeht. Wir versuchen, zum Start konzeptionell stark zu arbeiten und einen Plan zu verfolgen, an den wir alle gemeinsam glauben.

Eine solche Strategie beinhaltet unter anderem die Definition des Looks, die Message die wir vermitteln wollen, Budget Verteilung, Funnel Aufbau, Cross Marketing Strategien oder um es einfacher zu halten: Das, was unser Kunde eben braucht, um erfolgreich zu sein.

3. Erstellung von Buyer Personas

Für mich absolut unverständlich, aber ich hab jetzt schon öfter gehört “Buyer Personas braucht kein Mensch mehr” und dass die jeweiligen Algorithmen schon genau wissen, wem sie welchen Content anzeigen.

Nette Theorie. Aber trotzdem muss ein Marketing- und Kreativ Team doch immer noch selbständig darüber nachdenken was ihre Zielgruppe ansprechend finden könnte?

Wenn du nicht weißt, wen du erreichen möchtest, weißt du auch nicht welchen Content du produzieren musst.

Christian Iff

Eingeführt durch unsere Head of Paid Media, sind Buyer Personas ein absolutes Muss und essenziell, bevor irgendetwas erstellt/produziert wird.

Vierte Woche

1. Abnahme der Strategie und Buyer Personas

In den letzten Tagen des ersten Monats sollten wir eine erste Strategie am Start haben, die durch euch/dich abgenommen wurde. Das gleiche gilt für die Buyer Personas. Hier gilt natürlich am Ende, Kunde kann sich immer dagegen entscheiden, aber wir glauben ja an uns und unsere Kompetenz. Dementsprechend stehen wir für unsere Ideen ein.

2. Start der Ideenfindung + Produktion

Nach dem wir das Go haben, geht es dann auch in die Ideenfindung und Produktion des Content. Hierbei spielt es keine Rolle ob wir über SEO Content oder Social Ads sprechen.

Wichtig ist, dass die Marschroute klar ist und das man daraufhin weiß in welche Richtung man Ausschau hält für die Erstellung von Content/Assets.

Zusätzliches

Wöchentliches Meeting

Der Account Manager hat jede Woche ein Meeting mit seinem Kunden. Dieses Meeting besteht aus Reportings bzgl. der aktuellen Performance.
Im ersten Monat geht es natürlich eher um dem Stand der aktuellen Arbeit und gibt Raum für konstruktives Feedback.

Ich hoffe, ich konnte dir etwas näher bringen wie der erste Monat einer Zusammenarbeit bei BOY & MAN abläuft! Wie ich schon ganz oben gesagt hatte, dass war nicht alles – aber man kann auch nicht jedes Detail verraten oder? Das wäre doch sonst langweilig.

Euer

Christian | CEO BOY & MAN

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